GESTÃO DE CUSTOS E SUA INFLUÊNCIA NOS PREÇOS

“Tenho a forte sensação, que pela variação dos custos e das despesas, eu deveria reajustar todos os preços dos meus produtos, pois com o faturamento atual, estou com o caixa cada vez mais apertado.”

Cuidado!!! Esta decisão pode provocar conseqüências ainda mais sérias para a empresa, pois poderá ocorrer uma significativa queda no volume vendido.

Antes de tomar esta decisão, recomendamos uma análise sobre essa sensação, para verificar o que de fato está ocorrendo e provocando esse aperto de caixa.

Está correto pensar que um reajuste nos valores das despesas e dos custos relativos ao seu empreendimento, que não sejam repassados aos preços, poderá afetar sua lucratividade e o caixa, caso não se consiga absorver esses aumentos com um crescimento na quantidade produzida e comercializada, de forma sistemática.

No entanto, o que temos percebido, é que em muitos casos, não existe por parte dos empresários um comportamento rotineiro de monitoramento, avaliação e mensuração dos custos e despesas reais ocorridos, ou seja, não utilizam controles, planilhas que lhes permitam, conhecer a situação e tomar a decisão necessária no momento certo.

E isso não vem sendo aplicado, por desconhecimento ou esquecimento de conceitos e técnicas, do como devem fazer, e quando não, por considerarem muito trabalhoso e burocrático ter estes tais controles. Absorvidos nas atividades operacionais esquecem-se de seu papel de gestores do empreendimento.

Para administrar corretamente custos e despesas, é preciso antes de qualquer outra coisa, ter conhecimento da atividade econômica que se explora, para que se possa, pensar e planejar alternativas de, realizando as mesmas tarefas, utilizar-se de menos recursos financeiros e portanto diminuindo o montante dos custos e despesas.

É comum nas empresas industriais e prestadoras de serviços, principalmente as de pequeno porte, realizarem cálculos estimativos de consumo de matéria-prima, insumos e mão-de-obra, atribuindo os respectivos valores de custos e acrescentando a isto, uma parcela de valor relativo às despesas fixas, e desta forma determinar o valor de custo total.

O que não acontece em seguida, é o acompanhamento dos processos durante a produção ou prestação de serviços, para averiguação dos consumos efetivos de matéria-prima, insumos e tempo de mão-de-obra, assim como da medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. Por isso deixam de considerar fatores internos que afetam os custos e, conseqüentemente, a situação financeira e econômica da empresa.

Nas empresas comerciais, os custos referem-se ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas, e aí, a melhor arma para a redução ainda é a negociação no momento das compras, dimensionando corretamente o volume a ser comprado e estocado, para que se tenha mais rapidez de giro, e assim manter o caixa equilibrado.

Outro ponto que destacamos, e refere-se tanto para a indústria, o comércio e o prestador de serviços, é o controle das despesas, que são os valores gastos com a estrutura da empresa, ou seja, salários e respectivos encargos, aluguel, contador, telefone, pró-labore, manutenções, depreciações, etc.

Estas, precisam ser mensalmente apuradas e analisadas e mais que isso, determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa, nada de gorduras ou desperdícios. Considerando-se inclusive provisões mensais de valores gastos apenas em certos períodos, como 13º salários, férias, contribuições, etc.

Uma ressalva quanto ao pró-labore, que deve ser entendido, como remuneração paga ao sócio da empresa, e que nesta trabalhe, isso não é lucro, e portanto deve-se estabelecer um valor que seja apropriado para o caixa da empresa e não pela necessidade do bolso dos administradores. Os sócios que não trabalham para a empresa, não têm que ter retirada de pró-labore e sim, como investidores que são, retirar parte do Lucro, como recuperação do capital investido ou rendimentos, quando isso for possível e de acordo com o planejamento estratégico da empresa. É um item que acaba elevando consideravelmente o valor das despesas, por isso requer atenção especial.

Alguns tipos de gastos, também considerados despesas, como impostos sobre as vendas, comissão de vendedores, taxa de administração de cartões de crédito e financiadoras de vendas a prazo, royalties de franquias etc., reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas, pois seus valores são definidos em função justamente do montante de vendas, e por isso, são consideradas despesas variáveis e só ocorrem se existirem vendas, mas mesmo assim é necessário, sempre, voltar à atenção para estes casos, procurando no caso de impostos, possíveis enquadramentos tributários, que permitam reduzir as alíquotas, estabelecer percentuais de comissões com metas de vendas, negociar taxas financeiras e parcerias com as franquias.

Para o correto cálculo de custos e despesas, é preciso apurar, separar e analisar cada fato gerador desses valores, e estar sempre à procura de alternativas que possibilitem, gastar menos e manter ou até mesmo melhorar a eficiência e a qualidade conquistada.

Bons negócios!!!

Sivaldo Dal-Ry

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ORÇAMENTO EMPRESARIAL. REALIDADE OU FICÇÃO ?

Antes de propor a resposta para esta questão é indispensável fazermos uma análise.
Para que um orçamento empresarial cumpra seu objetivo e torne-se assim uma ferramenta da realidade da empresa são indispensáveis algumas premissas, citamos as principais:
a) A empresa conheça, em detalhes, seu segmento de atuação e seus processos;

b) Existência de dados anteriores, confiáveis, para servirem de base às projeções;

c) Haja um permanente acompanhamento entre previsto/realizado de cada item;

d) Identificação e análise das causas de desvios e estabelecimento de ações para corrigi-los;
e) Administração compartilhada e não autoritária.

O orçamento empresarial, elaborado de forma técnica e fundamentada, funciona como direcionador dos rumos da administração da empresa servindo também para avaliar o cumprimento das metas e objetivos traçados.

Um orçamento empresarial contempla não só os fatores internos, inerentes aos planos e ações da empresa, como também os fatores externos, como política governamental, ações de fornecedores, concorrentes e clientes, e, nestes tempos de crise globalizada, da influência internacional.
O orçamento é importante para qualquer empresa, independentemente de seu tamanho e mercado de atuação. Ressaltamos os principais benefícios:
a) O orçamento, tanto na elaboração quanto no acompanhamento e avaliação, é um instrumento voltado ao futuro e, consequentemente, faz com que o empresário esteja sempre com seus planos e ações direcionadas à frente;

b) O orçamento estabelece metas e objetivos claros e normatiza a avaliação do desempenho de cada setor e da empresa como um todo;

c) O orçamento coordena os esforços de todos os segmentos da empresa para que os objetivos, nele traçados, possam ser atingidos.

Respondendo à pergunta do título concluímos que o orçamento será realidade na medida em que os desvios sejam devidamente corrigidos no decorrer de sua execução e que todos os responsáveis pela aplicação estejam empenhados, ao menos, em atingir suas metas e objetivos.

O sucesso do orçamento empresarial está baseado na flexibilidade e na capacidade para acompanhar a mudanças, no permanente acompanhamento das ações previstas e realizadas e na capacidade de compartilhar as informações. Desta forma ele torna-se, realmente, uma ferramenta de negócios ágil e dinâmica, alavancando o sucesso do empreendimento.
Estamos chegando ao segundo trimestre de 2011. Revise seu orçamento e bons lucros!

Sivaldo Dal-Ry

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ATRASO OU INADIMPLÊNCIA

A inadimplência é medida e, consequentemente, divulgada de diversas formas, isso faz com que existam números muito divergentes quando consideramos médias nacionais. Embora não seja utilizado por muitos o parâmetro ideal é que até 30 dias depois do vencimento é atraso e após 31 dias é inadimplência.
Se você medir os índices no dia seguinte ao vencimento o número pode até ultrapassar os 60%.
Independentemente de receber de seus clientes a empresa precisa cumprir com suas obrigações junto a fornecedores, funcionários, impostos e outros custos que não podem deixar de ser pagos.
Diante desse raciocínio entendemos que quando divulgam números de 20% ou 30% de inadimplência, certamente estão incluindo os atrasos. Caso contrário, como conseguiriam sobreviver ?
Ainda que o atraso seja pequeno, temos que agir rapidamente. Não é possível que alguém deixe de honrar um compromisso assumido e posteriormente pague como quiser, sem correção alguma. Isso é um encorajamento ao não pagamento em dia. Vantagens mil para os inadimplentes e para os adimplentes sequer um “muito obrigado pela pontualidade”.
Recomendamos que se deixe de lado a passividade e se passe a agir com base nos instrumentos e meios possíveis, até que para o inadimplente, dever seja uma desvantagem, não um benefício.
Voltando ao título recomendamos
“ Venceu? Cobre! “ Não se preocupe com a conceituação, parta para a ação.
Quanto mais rápido se cobrar, maiores serão as chances de se receber.
Quem um devedor paga primeiro ? Aquele que primeiro cobra e mais o incomoda. Encare a situação, enfrente, combata, coloque-se disponível para ajudar aquele que tem interesse em pagar e precisa de uma ajuda para achar um caminho. E para o que quer dificultar use, respeitando o Código de Defesa do Consumidor, seus mecanismos de pressão, telefonemas, cartas, SPC, SERASA etc.
Com uma boa política de concessão de Crédito e uma adequada ação de cobrança a maioria de seus clientes honrará seus compromissos. Reveja seus critérios, treine seu pessoal e bons lucros !

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Sivaldo Dal-Ry
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TRABALHO MUITO MAS NÃO VEJO O DINHEIRO

Este é um desabafo que comumente ouvimos ao assessorar algumas empresas, sejam empresas recém iniciadas ou mesmo com bastante tempo de atuação no mercado. Infelizmente nossa resposta a esta afirmação é que a empresa não está sendo eficiente ao efetuar seus controles econômicos e financeiros. A falta ou ineficiência desses controles pressupõe ausência de rotina de acompanhamento e avaliação do negócio.
No dia-a-dia da empresa temos compras, produção, vendas, pagamentos, recebimentos, investimentos e outras ações acontecendo sem registros de quantidades relativas e valores, sem a devida qualidade. Esta falta de qualidade nos registros é a principal causa de não se saber onde está ou foram aplicados os recursos da empresa.
Para acompanhar o destino dos recursos e avaliar se estão ou não sendo bem empregados é preciso efetuar e monitorar os registros para entender que, na empresa, o dinheiro pode estar em diversos formatos. Normalmente o dinheiro pode estar representado por:
Cédulas de papel ou moedas, dinheiro propriamente dito;
Saldos bancários, em contas correntes ou aplicações financeiras;
Valores a receber de clientes, duplicatas, cheques, cartões de crédito, crediário próprio, etc.
Estoque de matérias primas, mercadorias e outros materiais;
Investimentos, bens que a empresa possui, equipamentos, máquinas, veículos, móveis, ferramentais, etc.
A soma destes valores totaliza o que, contabilmente, chamamos de Ativos ou patrimônio total da empresa.
Para saber quanto realmente deste valor pertence à empresa devemos somar suas dívidas que, normalmente, podemos descrever em:
Valores a pagar aos fornecedores;
Despesas vencidas e a vencer nos próximos 60 dias
Valores a pagar de empréstimos, financiamentos e outros
Valores a pagar em Impostos e taxas
Outras dívidas
A soma destes valores totaliza o que, contabilmente, chamamos de Passivo ou dívidas da empresa.
Retirando do Ativo, ou patrimônio total da empresa, o seu Passivo, ou dívidas da empresa, teremos o que chamamos, contabilmente, de Patrimônio Líquido, ou seja, o valor da empresa que, efetivamente, pertence aos sócios e, sempre que esse valor aumenta, podemos dizer que a empresa está crescendo. Traduzindo a empresa está gerando dinheiro que foi transformado em Patrimônio Líquido.
É evidente que tudo isso decorre do volume de compras e de vendas, preços praticados, custos, despesas, forma de vendas e compras, etc. Se houver uma disparidade muito grande entre os prazos recebidos de fornecedores e o prazo concedido a clientes poderá comprometer a saúde financeira da empresa. Outro fator é a compra de produtos com pequeno giro ou de baixa aceitação pelos clientes.
Citamos neste artigo apenas alguns fatores que “disfarçam” o dinheiro movimentado pela empresa, muito outros podem influenciar diretamente, não só no giro do dinheiro como nos resultados da empresa.
Reveja seus controles, avalie seus processos e bons lucros.

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Sivaldo Dal-Ry
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CRÉDITO E COBRANÇA - O QUE É ?

Uma grande parte das pequenas e médias empresas encontram uma grande dificuldade de cobrar o que seus clientes lhes devem. Consideramos este fato como muito natural pois a empresa industrial, comercial, prestadora de serviços não é uma entidade financeira ou um banco, que vive o dia-a-dia de conceder créditos, isto é, a mercadoria de um Banco ou Financeira é o dinheiro.
Você que concede créditos de R$ 150,00 a 800,00 a determinados clientes experimente ir a um Banco de sua cidade e pleitear um empréstimo de R$ 850,00. Sente na frente do gerente e veja se ele lhe concede na mesma velocidade, simplicidade e facilidade com que seus funcionários operam em sua empresa.
Entretanto, para prestar um serviço a mais e utilizar uma das ferramentas de Marketing, a sua empresa dispõe de um bom capital de giro. Então, resolve financiar seus clientes para aumentar as vendas e conquistar mais clientes. Esta atitude deve ser entendida como: “nesse momento o empresário decidiu que quer atuar em duas atividades, isto é, a primeira comercializar seus produtos e a segunda atuar como uma empresa financeira”.
Neste aspecto é onde notamos falta de preparo e experiência na atividade de concessão de crédito e cobrança. É preciso deixar claro que nenhuma empresa comercial, industrial, prestadora de serviços, agropecuária, etc., tem a obrigação de financiar seus clientes. Os preços praticados são para pagamentos à vista, ou melhor, dinheiro cá e mercadoria lá. Mas, e os concorrentes ? Eles não vendem a prazo ?
Um cuidado indispensável é o de afixar avisos de que as vendas que por ventura forem realizadas a prazo só ocorrerão para clientes com crédito previamente aprovado.
Mas, como o fornecedor nos facilita para pagarmos o que compramos em 20, 30, 60 e até em 90 dias, ou até mais, as empresas adotaram a prática de repassar o benefício para seus clientes. Lembramos aqui o fato de o seu fornecedor ser uma grande empresa capitalizada, e possivelmente muito experiente em lidar com o crédito, enquanto você, muitas vezes sem experiência comercial, se lança a conceder financiamentos com base no prazo de crédito que você recebeu. É possível que você perca dinheiro, enquanto seu fornecedor vai receber direitinho o que lhe financiou, já que você não vai querer perder a fonte de renda que são os seus produtos e preços especiais.
Muitas vezes o financiamento que nossos fornecedores nos concedem é para que tenhamos a mercadoria nas prateleiras a disposição dos clientes e um prazo para que ela seja vendida e nunca falte nada no ponto de venda. Por erro, o vendedor do distribuidor incentiva o empresário a vender a crédito, já que ele paga com prazo. Mas, aqui está o alerta, as empresas devem primeiro aprender a controlar o seu capital de giro para que não sucumbam em um turbilhão de créditos a receber e muitas contas a pagar, e, pior ainda, com prateleiras vazias e dívidas em bancos.
O domínio das técnicas de cobrança é um exercício diário de identificar as técnicas que mais se adaptam ao seu trabalho. Existem várias formas de cobrar créditos, as mais comuns são: a cobrança em carteira (que são pagos no caixa da empresa, por cobrança pessoal, ou carnê), a cobrança bancária (simples, descontada, caucionada, factoring), jurídica (protesto, advogado ou empresa especializada), dação em pagamento, etc.
Tudo pode funcionar naturalmente se todos os clientes pagam em dia seus compromissos, mas como nem sempre esta é a realidade precisamos nos organizar para enfrentar o que geralmente ocorre, isto é, quando os clientes atrasam os pagamentos. Para isso a empresa precisa montar uma equipe de Crédito e Cobrança, ou seja: Um grupo que trata da análise e concessão de créditos e a outra de cobrança.
A concessão de crédito passa por obter as informações cadastrais escritas de todos os candidatos a crédito. Proceder à análise e pesquisa minuciosa de cada ficha, conferir se todos os dados são verdadeiros, e ter quem seja capaz de tomar a decisão de conceder ou não crédito àquele candidato.
Aqui neste artigo tudo parece muito simples mas é trabalhoso, requer seguir regras e técnicas, além de consumir uns 2 ou 3 funcionários experientes, o que nem todas as empresas se dispõe a contratar. Depois vem a possibilidade de perda de vendas e clientes, caso quem esteja no ato da concessão do crédito não seja muito experiente e com prática no setor. Concluímos com a máxima: "Quem não arrisca não petisca". O ponto para análise é: "E até quanto você está querendo arriscar?"
A concessão de crédito não é um jogo e sim um conjunto de técnicas que devem ser a cada dia aprimoradas. Invista na qualificação de sua equipe, minimize seus riscos e aumente seus ganhos.

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DÍVIDAS ANTERIORES. COMO AMORTIZÁ-LAS COM OS RESULTADOS ATUAIS ??

É relativamente comum que empresas apresentem, em algum momento, dificuldades financeiras. Normalmente estas dificuldades são ocasionadas pela atividade operacional, ou seja, gerada no período mais recente, por retração de mercado, política agressiva dos concorrentes, aumento significativo nos investimentos, etc.
Algumas, no entanto, enfrentam dificuldades financeiras, devido a compromissos de pagamentos que deverão ser honrados na atualidade, mas que foram ocasionados ou gerados em períodos passados, ou seja, não são relativos às operações atuais.
Como exemplos de tipos de compromissos ou dívidas financeiras anteriores podemos citar:
• Quitação de dividas através de financiamento bancário;
• Parcelamento de dívidas junto a fornecedores;
• Parcelamento junto a antigos proprietários da empresa, no caso de aquisição da empresa, pagando pela aquisição com parte dos resultados atuais;
• Parcelamento de dívidas de obrigações fiscais e burocráticas não cumpridas.
• Investimentos e imobilizações com recursos próprios não resguardando o Capital de Giro necessário;
• Aumento nos prazos concedidos a clientes sem o proporcional aumento por parte de fornecedores;
• Aumento na inadimplência por parte dos clientes;
• Elevação do estoque;
Independente de quando foram geradas, elas precisam ser honradas pela empresa, pois esta poderá sofrer restrição de compras, restrição de crédito ou até mesmo cobranças com inclusão nos cadastros de maus pagadores, o que dificultará sua atuação normal e perda de mercado.
O que deve ser feito para saber qual a capacidade de pagamento da empresa e como planejar seus pagamentos ? Vejamos algumas ações necessárias:
1) Capacidade de pagamento é fruto de resultados positivos, ou seja, lucro. Consequentemente é indispensável ter a informação precisa sobre o resultado econômico e financeiro da empresa para planejar os pagamentos compromissados.
2) É também indispensável saber a situação de saldos de caixa e bancos da empresa, ou seja, quais os recursos financeiros a empresa tem disponível para saldar seus compromissos – lembre-se: limites em contas bancárias estão disponíveis mas não pertencem à empresa.. Deve ser elaborado um Fluxo de Caixa para avaliar o impacto dos compromissos e decidir qual a melhor data para honrá-los, evitando assim, que haja uma falta de recursos financeiros, forçando a empresa a utilizar recursos de terceiros.
3) Faça uma lista dos compromissos, por ordem de risco de comprometimento de seus negócios. Por exemplo, dê prioridade àqueles fornecedores que são indispensáveis à empresa, assim poderá manter ou re-estabelecer seu crédito junto a eles e continuar comprando; ou então, priorizando os compromissos que tem taxas de juros mais elevadas, pois assim quitará primeiro os mais caros.
4) Negocie ou renegocie com os credores, uma extensão dos prazos concedidos por eles para pagamento, pois assim terá uma necessidade menor de desembolsos imediatos de recursos financeiros.
5) Negocie ou renegocie também, as taxas de juros aplicadas nos parcelamentos, buscando sempre a menor taxa possível. Quanto maior for a taxa, maior será valor das parcelas e sua necessidade de caixa.
6) Analise, caso haja, a possibilidade de se desfazer de bens ou patrimônios da empresa ou até mesmo pessoais, para diminuir os compromissos e os desembolsos. É claro que se deve avaliar se a redução dos encargos que a empresa obterá com esse investimento é maior que a remuneração obtida pelo bem a ser disponibilizado. Outra questão indispensável é avaliar se a empresa não está desperdiçando recursos ao produzir ou comercializar produtos que geram margens negativas.
Com esses passos, efetuados com cuidado e critério, o empresário verificará se a empresa poderá cumprir os seus compromissos financeiros e fazer um reposicionamento de sua gestão.

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