A IMPORTÂNCIA DO CONTAS A PAGAR

Praticamente todo dia é assim, contas, contas e mais contas. Como não deixar que elas impeçam você de cuidar do atendimento aos seus clientes, que são aqueles que, em última análise, fornecem os recursos para manter a empresa? É indispensável elaborar e manter atualizados alguns controles que forneçam dados que possibilitem a efetivação do planejamento de suas atividades e controle de seus resultados. Entre estes controles está, com certeza, o de Contas a Pagar.

            O Contas a Pagar disponibiliza informações para tomada de decisões sobre os compromissos da empresa que representam desembolso de recursos. As contas a pagar são compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, máquinas, serviços, salários, impostos, aluguel, empréstimos, contribuições, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa de rotina da empresa.

            O relatório de Contas a Pagar deve permitir que se estabeleça:

·         A classificação todas as obrigações de forma a elencar;

·         Os pagamentos por ordem de importância, quando há escassez de recursos;

·         As obrigações contratadas e não pagas;

·         Maneiras de conseguir descontos ou evitar acréscimos;

·         Distribuição de vencimentos para impedir acúmulos em determinadas datas;

·         Impossibilitar o pagamento de valores indevidos;

·         Informações para elaboração do fluxo de caixa.

Este relatório deve informar ao administrador todos os seus compromissos por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicatas em atraso, em qualquer intervalo de datas. É preciso registrar também as previsões e provisões. Lembramos alguns: férias; 13º salário e rescisões dos funcionários; renovação de seguros, manutenção preventiva e corretiva; reposição ou recuperação de maquinários, não se esqueça de incluir algum valor para os “imprevistos”.

            Para do controle de contas a pagar existem no mercado softwares (alguns até gratuitos), veja qual é o mais adequado para sua empresa.

            Como na maioria das pequenas empresas é o proprietário ou um os sócios quem cuida de quase tudo, é comum fato de dar mais atenção às operações diárias de compra/produção e venda, em detrimento da organização administrativa, porém, é indispensável cuidar dos controles financeiros administra melhor a empresa e assim conseguir melhores resultados.

Sivaldo Dal-Ry

Consultor Empresarial

Custos, Finanças, Crédito & Cobrança, Educação Financeira

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CONSEGUIREI CUMPRIR MINHAS METAS PARA 2014?

            Estamos iniciando 2014 e começamos o ano com essa dúvida, cumpriremos as metas estabelecidas? Ou talvez seja melhor perguntar, tenho metas claramente estabelecidas para este ano?

            Partamos do princípio de que fizemos adequadamente nossa tarefa no final de 2013 e que, sim, estabelecemos metas para este ano, então vamos rever alguns pontos para que possamos cumpri-las adequadamente.

·         As metas estão anotadas em ordem cronológica e de importância, de maneira que possamos acompanhá-las e verificar seu cumprimento fazendo os ajustes necessários?

·         Entre suas metas estão: aumento nas vendas, melhoria na qualidade do atendimento, redução no absenteísmo? É indispensável fazer o alinhamento com sua equipe de trabalho, pois grande parte será efetuado por eles.

·         Estão claramente definidos parâmetros para medir a evolução? Sua equipe conhece e entende cada um deles?

·         As datas de avaliação foram definidas? São do conhecimento de todos?

·         E as finanças? Seus controles são eficientes e atualizados? Um antigo ditado aplica-se com propriedade nesse caso: “O que não é controlado não pode ser medido”.

·         Faça revisões, no mínimo a cada trimestre, para readequar, e em conjunto com seu pessoal, o desenvolvimento de cada item, equipe ou setor da empresa.  

            Depois de reavaliar adequadamente cada uma destas questões você terá certeza de que o seu planejamento foi bem elaborado e que suas metas serão atingidas ou até mesmo superadas.

Sivaldo Dal-Ry

Consultor Empresarial

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A IMPORTÂNCIA DO ORÇAMENTO EMPRESARIAL.

         Estamos praticamente no final de 2013, momentos de finalizarmos nossas projeções para o ano que se aproxima. Vejamos alguns pontos e sua importância para que nosso orçamento aproxime-se adequadamente do cenário que ocorrerá no próximo ano.

a) Quais as perspectivas para osegmento de atuação.

b) Em relação ao segmento de atuação qual foi o posicionamento da empresa no ano corrente.

c) O Orçamento deste ano foi acompanhado com anotações das discrepâncias entre o previsto e o realizado ?

d) Foram identificadas e analisadas as causas de desvios e estabelecimento de ações para corrigi-los ?

e) Houve participação de todos os setores da empresa no acompanhamento e análise entre o previsto e o realizado?

Sabemos que o orçamento empresarial, deve ser elaborado de forma técnica e fundamentada para funcionar como um direcionador do rumo da administração da empresa servindo também para avaliar o cumprimento das metas e objetivos traçados.

Deve contemplar os fatores internos e os fatores externos, como política governamental, ações de fornecedores, concorrentes e clientes, e, nestes tempos de crise globalizada, da influência internacional. Não pode desconsiderar as prováveis evoluções tecnológicas, tanto em produtos como em processos de gestão.

Dentro dessa perspectiva para ter um orçamento independe de seu tamanho e mercado de atuação.

Entre os benefícios do orçamento na gestão da empresa, ressaltamos:

a) O orçamento deve ser norteador das ações futuras,mas, como sua base é no passado, necessita de dados atualizados e confiáveis.

b) O orçamento tem metas e objetivos para cada trimestre e para cada setor da empresa permitindo avaliar o que deve ser ajustado e em que setor da empresa;

         O orçamento contribuirá significativamente com o crescimento da empresa na medida em que os desvios sejam identificados e corrigidosa cada período de forma a, no mínimo, em atingir suas metas e objetivos.

Como todo processo, o orçamento empresarial, para ser um recurso de gestão dependerá de continuidade. Quanto melhor acompanhar sua execução e ajustar às mudanças de cenário melhor o resultado e mais fácil a elaboração do orçamento do ano seguinte.

Prepare e revise seu orçamentopara 2014 e bons lucros!

Sivaldo Dal-Ry

Consultor Empresarial

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QUATRO PONTOS PARA UMA BOA GESTÃO

         Sabemos que, para o empresário, o principal foco é produzir, vender ou prestar serviços, mas, para uma boa gestão da empresa é indispensável conhecer e avaliar constantemente os números da empresa.

        Destacamos quatro pontos que contribuem significativamente para uma boa gestão financeira da empresa:

        1 – Sua empresa controla efetivamente os custos?

            Registrar e identificar corretamente todos os custos, variáveis, administrativos, comerciais e financeiros, da empresa é necessário para conhecer todos os componentes de preços, fontes de perdas e dar suporte às decisões gerenciais. A constante administração dos custos é tarefa primordial na gestão financeira, pois, “não se controla o que não é medido”.

        2 – Controla a evolução do estoque e o giro dos produtos?

            Estoque significa investimento, mas, se o giro de grande parte dos produtos não for adequado, poderá acontecer uma rápida descapitalização da empresa onerando, através do aumento de encargos financeiros. Outra questão proporcionada pelo controle é a identificação dos principais produtos da empresa.

        3 – Efetua, mensalmente, a avaliação de resultados?

            Conhecer, mensalmente o resultado da empresa implica em colocar todos os dados num mesmo espaço de tempo, ou seja, é necessária a classificação de receitas e custos, dentro do regime de competência, que diferentemente do regime de caixa, analisa pela incidência dos fatos e não pela data de pagamento.

        4 – Sua empresa é Lucrativa e Rentável?

            Pela avaliação de resultados temos condição de analisar estas duas situações. A primeira é em relação ao faturamento da empresa, ou seja, identifica qual percentual do faturamento a empresa gerou como resultado. A segunda é a análise do resultado em relação ao investimento efetuado pelos empresários. Existem empresas com pequena lucratividade, mas, com boa rentabilidade e vice-versa. O ideal é que o resultado seja atrativo nas duas análises.

            Evidentemente estes não são os únicos pontos necessários a uma boa gestão financeira, mas, é um excelente início.

Sivaldo Dal-Ry

Consultor Empresarial em

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SEU FUNCIONÁRIO SEMPRE RECLAMA DO SALÁRIO ?

Um dos grandes embates nas empresas é a insatisfação que muitas vezes ocorre dentro do quadro de colaboradores em relação ao salário.

A primeira recomendação que fazemos é, como em qualquer questão, analisar se os valores atribuídos a cada função estão dentro da média utilizada pelas empresas do mesmo porte e setor. Outra questão a ser considerada é a falta de educação financeira da maioria dos brasileiros. Isso faz com que as pessoas considerem que seus ganhos são insuficiente, e sabemos que funcionário feliz é mais produtivo e eficiente.

Diante disso porque não instruir seu colaborador a administrar melhor o salário?

Muitos deles consideram que ao receber o salário, o melhor a se fazer é pagar todas as dívidas de uma vez, esquecendo-se do restante do mês. É raro encontrarmos assalariados que mantém uma reserva para “imprevistos”. Sendo que muitos destes imprevistos são plenamente previsíveis, como por exemplo, conserto de um eletrodoméstico, um eventual tratamento de saúde, o conserto do carro da família, etc.

A grande maioria dos brasileiros não tem o hábito de poupar, pesquisa divulgada recentemente indica que menos de 20% da população reserva parte de sua renda para o futuro. Até na forma de falar sobre renda temos uma distorção, usualmente dizemos que é preciso “ganhar” dinheiro. Essa expressão revela que, inconscientemente, contamos que alguém irá nos presentear com os valores que necessitamos ou desejamos. Na realidade é preciso “fazer” dinheiro, ou seja, trabalhar para alcançarmos nossos objetivos e metas. Aliás, este é outro ponto onde nós falhamos muito: poucas vezes estabelecemos nossas metas e objetivos.

Um programa de educação financeira junto aos colaboradores poderá melhorar o ambiente de trabalho, a produtividade e o comprometimento com a empresa, pois, se cada um de nós tiver metas e objetivos claros, calcados em nossa capacidade de gerar recursos e formos disciplinados financeiramente poderemos, com certeza, alcançá-los.

Uma frase define a base da educação financeira:

Equilíbrio financeiro não depende de quanto você ganha, mas, como você gasta o que ganha.

Sivaldo Dal-Ry

Consultor Empresarial

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O que é capital de giro e como calculá-lo?

Quando uma empresa inicia as suas atividades, recebe dois tipos de investimentos. Uma parte é para investimento fixo - aquisição das máquinas, móveis, prédio, ferramentas – que constituirá seu ativo imobilizado. A outra parte vai compor uma reserva de recursos para ser utilizada conforme as necessidades financeiras da empresa ao longo do tempo. É o chamado capital de giro. Esses recursos são aplicados em  estoques, no financiamento das vendas a prazo -  contas a receber-  e também  no caixa ou na conta bancária.

            O estoque de uma empresa é formado e mantido em função das necessidades em atender o mercado consumidor, portanto, este está sempre sofrendo mudanças de investimentos, seja em itens ou em quantidades.             Quanto maior a necessidade de investimento nos estoques, mais recursos financeiros a empresa deverá ter.

            As contas a receber são resultados das vendas realizadas a prazo. Portanto, quanto mais prazo você oferece ao seu cliente ou quanto maior for a proporção das vendas a prazo no seu faturamento, mais recursos financeiros a empresa deverá ter.

É nas contas correntes bancárias e no caixa que fica concentrada a parcela dos recursos financeiros disponíveis da empresa, ou seja, aquela que a empresa pode utilizar a qualquer tempo para honrar os seus compromissos.

            Dependendo do saldo inicial, das entradas e saídas, pode acontecer uma falta ou uma sobra desses recursos em um momento específico, dia ou semana. Desta maneira, as compras, o aumento no prazo das vendas e valores e formas de investimento não podem ser tomadas sem nenhum critério. Antes de uma decisão dessas ser tomada, é indispensável fazer uma análise e uma avaliação sobre a disposição dos recursos financeiros da empresa para isso. Se esse recurso não existe, a empresa acabará tendo de utilizar recursos emprestados de bancos, de fornecedores ou de outras fontes, o que irá gerar uma necessidade de pagamentos de encargos, diminuindo a margem de lucro do negócio.

            Portanto, administrar o capital de giro da empresa significa avaliar o momento atual, as faltas e as sobras de recursos financeiros e os reflexos gerados por decisões tomadas em relação a compras, vendas, investimentos e à administração do caixa.

           

Sivaldo Dal-Ry

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Alguns erros recorrentes na gestão das empresas?

A gestão financeira de muitas empresas é comprometida pela recorrência de erros, entre os quais estão:

- Desconhecer as informações corretas sobre saldo do caixa, valor dos estoques das mercadorias, valor das contas a receber, valor das contas a pagar, volume das despesas fixas ou financeiras, etc. Isso ocorre porque não fazem o registro adequado das transações realizadas.

- Desconhecer o resultado de suas atividades operacionais, porque não elaborar o demonstrativo de resultados.

- Calcular o preço de venda de seus produtos apenas comparando com a concorrência porque não conhecem os seus custos e despesas.

- Desconhecer o volume e a origem dos recebimentos, e o volume e o destino dos pagamentos, por não elaborar o fluxo de caixa.

- Não conhecer o valor patrimonial da empresa, por não controlar a evolução de seu patrimônio.

- Não estabelecer um valor para a remuneração dos sócios compatível com os resultados da empresa.

- Não apropriar corretamente o custo das mercadorias vendidas, por não fazer um registro adequado dos produtos.

- Não identificar corretamente o valor das despesas administrativas da empresa e ainda incluir as despesas pessoais dos sócios como se fossem da empresa.

- Deixar de administrar o capital de giro da empresa por desconhecer o ciclo financeiro de suas operações.

- Deixar de fazer análise e planejamento financeiro da empresa por não ter um sistema de informações gerenciais, ou pior, ter o sistema, mas não utilizá-lo adequadamente.

            Reveja esses pontos em sua empresa e procure corrigi-los melhorando sua gestão financeira e melhorando seus lucros.

Sivaldo Dal-Ry

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