“Tenho a forte sensação, que pela variação dos custos e das despesas, eu deveria reajustar todos os preços dos meus produtos, pois com o faturamento atual, estou com o caixa cada vez mais apertado.”
Antes de tomar esta decisão, recomendamos uma análise sobre essa sensação, para verificar o que de fato está ocorrendo e provocando esse aperto de caixa.
Está correto pensar que um reajuste nos valores das despesas e dos custos relativos ao seu empreendimento, que não sejam repassados aos preços, poderá afetar sua lucratividade e o caixa, caso não se consiga absorver esses aumentos com um crescimento na quantidade produzida e comercializada, de forma sistemática.
No entanto, o que temos percebido, é que em muitos casos, não existe por parte dos empresários um comportamento rotineiro de monitoramento, avaliação e mensuração dos custos e despesas reais ocorridos, ou seja, não utilizam controles, planilhas que lhes permitam, conhecer a situação e tomar a decisão necessária no momento certo.
E isso não vem sendo aplicado, por desconhecimento ou esquecimento de conceitos e técnicas, do como devem fazer, e quando não, por considerarem muito trabalhoso e burocrático ter estes tais controles. Absorvidos nas atividades operacionais esquecem-se de seu papel de gestores do empreendimento.
Para administrar corretamente custos e despesas, é preciso antes de qualquer outra coisa, ter conhecimento da atividade econômica que se explora, para que se possa, pensar e planejar alternativas de, realizando as mesmas tarefas, utilizar-se de menos recursos financeiros e portanto diminuindo o montante dos custos e despesas.
É comum nas empresas industriais e prestadoras de serviços, principalmente as de pequeno porte, realizarem cálculos estimativos de consumo de matéria-prima, insumos e mão-de-obra, atribuindo os respectivos valores de custos e acrescentando a isto, uma parcela de valor relativo às despesas fixas, e desta forma determinar o valor de custo total.
O que não acontece em seguida, é o acompanhamento dos processos durante a produção ou prestação de serviços, para averiguação dos consumos efetivos de matéria-prima, insumos e tempo de mão-de-obra, assim como da medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. Por isso deixam de considerar fatores internos que afetam os custos e, conseqüentemente, a situação financeira e econômica da empresa.
Nas empresas comerciais, os custos referem-se ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas, e aí, a melhor arma para a redução ainda é a negociação no momento das compras, dimensionando corretamente o volume a ser comprado e estocado, para que se tenha mais rapidez de giro, e assim manter o caixa equilibrado.
Outro ponto que destacamos, e refere-se tanto para a indústria, o comércio e o prestador de serviços, é o controle das despesas, que são os valores gastos com a estrutura da empresa, ou seja, salários e respectivos encargos, aluguel, contador, telefone, pró-labore, manutenções, depreciações, etc.
Estas, precisam ser mensalmente apuradas e analisadas e mais que isso, determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa, nada de gorduras ou desperdícios. Considerando-se inclusive provisões mensais de valores gastos apenas em certos períodos, como 13º salários, férias, contribuições, etc.
Uma ressalva quanto ao pró-labore, que deve ser entendido, como remuneração paga ao sócio da empresa, e que nesta trabalhe, isso não é lucro, e portanto deve-se estabelecer um valor que seja apropriado para o caixa da empresa e não pela necessidade do bolso dos administradores. Os sócios que não trabalham para a empresa, não têm que ter retirada de pró-labore e sim, como investidores que são, retirar parte do Lucro, como recuperação do capital investido ou rendimentos, quando isso for possível e de acordo com o planejamento estratégico da empresa. É um item que acaba elevando consideravelmente o valor das despesas, por isso requer atenção especial.
Alguns tipos de gastos, também considerados despesas, como impostos sobre as vendas, comissão de vendedores, taxa de administração de cartões de crédito e financiadoras de vendas a prazo, royalties de franquias etc., reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas, pois seus valores são definidos em função justamente do montante de vendas, e por isso, são consideradas despesas variáveis e só ocorrem se existirem vendas, mas mesmo assim é necessário, sempre, voltar à atenção para estes casos, procurando no caso de impostos, possíveis enquadramentos tributários, que permitam reduzir as alíquotas, estabelecer percentuais de comissões com metas de vendas, negociar taxas financeiras e parcerias com as franquias.
Para o correto cálculo de custos e despesas, é preciso apurar, separar e analisar cada fato gerador desses valores, e estar sempre à procura de alternativas que possibilitem, gastar menos e manter ou até mesmo melhorar a eficiência e a qualidade conquistada.
Bons negócios!!!
Sivaldo Dal-Ry
Consultor Empresarial
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Londrina – PR
