DICAS PARA ADMINISTRAR A EMPRESA EM TEMPOS DE CRISE

Administrar uma empresa é sempre um desafio, mas, em tempos de crise é preciso mais cuidados. Destacamos alguns:
1- Comprar bem: adquirir mercadorias com especificações certas; em quantidades adequadas; de boa qualidade; por preços e condições competitivas.
2- Controlar os estoques: adaptando-o ao melhor giro e, consequentemente, comprometer menos o capital de giro. Portanto, é necessário saber: valor médio mensal dos estoques; estoque atual; produtos mais vendidos e quanto representam em relação ao total dos estoques; grupos de produtos que pesam mais nos estoques – valor e quantidades; rotatividade-giro; valor médio de perdas por quebra, furto, obsolescência, prazo de validade.
3- Produzir com qualidade e dentro da filosofia da excelência: exige contínuo aperfeiçoamento; eliminação do desperdício; fazer as coisas certas da primeira vez; rápida preparação das máquinas e células de produção; envolvimento e comprometimento do pessoal.
4- Acompanhar mensalmente os diversos custos e despesas fixas: é preciso identificar claramente os custos, bem como monitorar qualquer variação fora do normal, ou ainda tendência de elevação de algum tipo de despesa.
5- Manter um efetivo controle do fluxo de caixa: permitindo a análise da variação entre contas a pagar e contas a receber, e os respectivos movimentos ocorridos e que irão ocorrer no dinheiro da empresa.
6- Compatibilizar prazos médios de compras e vendas: evitando o desequilíbrio entre ciclo econômico e financeiro afetando o fluxo de caixa e aumentando a necessidade de capital de giro.
7- Vender bem: negociar melhores condições junto aos clientes, de forma que atenda as necessidades deles quanto ao preço, prazo, condições de pagamento e pontualidade e que esteja dentro dos padrões e limites suportáveis pela empresa. É importante também, estar atento ao mercado e perceber o fazem os concorrentes. Da mesma forma, que fazer promoções pode permitir melhor giro dos produtos, mesmo que com uma margem menor.
8- Rever constantemente o planejamento: avaliar e revisar as metas, os objetivos e as estratégias, transformando em oportunidades a serem exploradas, aquilo que pode ser uma crise para os seus concorrentes.
9 - Acompanhar, mensalmente, Lucratividade e Rentabilidade: monitorando os resultados do planejamento, metas, objetivos e estratégias utilizados.
É preciso utilizar esses procedimentos de forma constante sem deixar que a rotina esmoreça os esforços de sua equipe.
Avalie bem e bons lucros!

Sivaldo Dal-Ry
Consultor Empresarial
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GESTÃO DE CUSTOS E SUA INFLUÊNCIA NOS PREÇOS

“Tenho a forte sensação, que pela variação dos custos e das despesas, eu deveria reajustar todos os preços dos meus produtos, pois com o faturamento atual, estou com o caixa cada vez mais apertado.”
Cuidado!!! Esta decisão pode provocar conseqüências ainda mais sérias para a empresa, pois poderá ocorrer uma significativa queda no volume vendido.
Antes de tomar esta decisão, recomendamos uma análise sobre essa sensação, para verificar o que de fato está ocorrendo e provocando esse aperto de caixa.
Está correto pensar que um reajuste nos valores das despesas e dos custos relativos ao seu empreendimento, que não sejam repassados aos preços, poderão afetar sua lucratividade e o caixa, caso não se consiga absorver esses aumentos com um crescimento na quantidade produzida e comercializada, de forma sistemática.
No entanto, o que temos percebido, é que em muitos casos, não existe por parte dos empresários um comportamento rotineiro de monitoramento, avaliação e mensuração dos custos e despesas reais ocorridos, ou seja, não utilizam controles, planilhas que lhes permitam, conhecer a situação e tomar a decisão necessária no momento certo.
E isso não vem sendo aplicado, por desconhecimento ou esquecimento de conceitos e técnicas, do como devem fazer, e quando não, por considerarem muito trabalhoso e burocrático ter estes tais controles. Absorvidos nas atividades operacionais esquecem-se de seu papel de gestores do empreendimento.
Para administrar corretamente custos e despesas, é preciso antes de qualquer outra coisa, ter conhecimento da atividade econômica que se explora, para que se possa, pensar e planejar alternativas de, realizando as mesmas tarefas, utilizar-se de menos recursos financeiros e portanto diminuindo o montante dos custos e despesas.
É comum nas empresas industriais e prestadoras de serviços, principalmente as de pequeno porte, realizarem cálculos estimativos de consumo de matéria-prima, insumos e mão-de-obra, atribuindo os respectivos valores de custos e acrescentando a isto, uma parcela de valor relativo as despesas fixas, e desta forma determinar o valor de custo total.
O que não acontece em seguida, é o acompanhamento dos processos durante a produção ou prestação de serviços, para averiguação dos consumos efetivos de matéria-prima, insumos e tempo de mão-de-obra, assim como da medição da quantidade que se produziu de fato ou do total de horas aplicadas aos serviços. Por isso deixam de considerar fatores internos que afetam os custos e, conseqüentemente, a situação financeira e econômica da empresa.
Nas empresas comerciais, os custos referem-se ao valor que se paga para obter as mercadorias que serão vendidas, e aí, a melhor arma para a redução ainda é a negociação no momento das compras, dimensionando corretamente o volume a ser comprado e estocado, para que se tenha mais rapidez de giro, e assim manter o caixa equilibrado.
Outro ponto que destacamos, e refere-se tanto para a indústria, o comércio e o prestador de serviços, é o controle das despesas, que são os valores gastos com a estrutura da empresa, ou seja, salários e respectivos encargos, aluguel, contador, telefone, pró-labore, manutenções, depreciações, etc.
Estas, precisam ser mensalmente apuradas e analisadas e mais que isso, determinadas em função da real e estrita necessidade da empresa, nada de gorduras ou desperdícios. Considerando-se inclusive provisões mensais de valores gastos apenas em certos períodos, como 13º salários, férias, contribuições, etc.
Uma ressalva quanto ao pró-labore, que deve ser entendido, como remuneração paga ao sócio da empresa, e que nesta trabalhe, isso não é lucro, e portanto deve-se estabelecer um valor que seja apropriado para o caixa da empresa e não pela necessidade do bolso dos administradores. Os sócios que não trabalham para a empresa, não têm que ter retirada de pró-labore e sim, como investidores que são, retirar parte do Lucro, como recuperação do capital investido ou rendimentos, quando isso for possível e de acordo com o planejamento estratégico da empresa. É um item que acaba elevando consideravelmente o valor das despesas, por isso requer atenção especial.
Alguns tipos de gastos, também considerados despesas, como impostos sobre as vendas, comissão de vendedores, taxa de administração de cartões de crédito e financiadoras de vendas a prazo, royalties de franquias etc., reduzem diretamente a margem de ganho sobre as vendas, pois seus valores são definidos em função justamente do montante de vendas, e por isso, são consideradas despesas variáveis e só ocorrem se existirem vendas, mas mesmo assim é necessário, sempre, voltar a atenção para estes casos, procurando no caso de impostos, possíveis enquadramentos tributários, que permitam reduzir as alíquotas, estrategiar percentuais de comissões com metas de vendas, negociar taxas financeiras e parcerias com as franquias.
Para o correto cálculo de custos e despesas, é preciso apurar, separar e analisar cada fato gerador desses valores, e estar sempre à procura de alternativas que possibilitem, gastar menos e manter ou até mesmo melhorar a eficiência e a qualidade conquistada.
Bons negócios!!!

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TIRADENTES E OS IMPOSTOS

O dia 21 de abril é dedicado à memória de Tiradentes, Joaquim José da Silva Xavier, Patrono Cívico e Herói nacional, o único dos líderes da Inconfidência Mineira a ter sua condenação à morte concretizada. Por sua atuação na revolta provocada pelo excesso de impostos cobrados pela Coroa Portuguesa é também denominado Patrono dos Contribuintes.
Em 1700, Portugal impôs ao Brasil o “quinto”, correspondente à arrecadação de 1/5 de todo o ouro extraído. Entretanto, nos últimos 30 anos do século 18, com a decadência da mineração e a conseqüente diminuição do volume arrecadado, as autoridades portuguesas passaram a exigir o mínimo de 100 arrobas (1.470 kg) anuais de ouro, como quinto.
Mas a arrecadação média entre 1774 e 1788 fora pouco superior a 60 arrobas/ano. A coroa portuguesa exigiu a cobrança dos quintos em atraso, decretando a “derrama”, uma medida administrativa que permitia a cobrança forçada de impostos atrasados, mesmo que fosse preciso confiscar todo o dinheiro e bens do devedor. O total em “atraso” chegava a 596 arrobas.
O final desse episódio e suas conseqüências nós já conhecemos, mas, qual a sua relação com a situação atual?
Para avaliarmos a semelhança analisemos a evolução da Carga Tributária - impostos e taxas arrecadados pelos Governos Federal, Estaduais e Municipais - em relação ao PIB - Produto Interno Bruto, ou a soma de tudo o que se produz no país.
Em 1950 - 14%; 1960 - 17%; 1970 - 26%; 1980 - 24%; 1990 - 28%; 2002 - 31,8%; 2003 - 31,4.%; 2004 - 32,2%; 2005 - 33,3%; 2006 - 34,2%; 2007 - 36,1% e em 2008 - 36,6%. Isso sem considerar que uma mudança na forma de cálculo efetuada em 2005 quando, mantida a metodologia anterior, o índice chegaria a 41% e os subseqüentes também teriam significativo acréscimo.
Nosso país destaca-se em dois pontos antagônicos: Está entre os de maior Carga Tributária e, infelizmente, entre os que menos retorno concedem aos cidadãos. As despesas de custeio da máquina pública vem crescendo na proporção de 6% ao ano enquanto que o PIB tem crescido em média 3%, ou seja, a cada ano que passa mais dispendioso está esse custeio.
Podemos ver pelo “Impostômetro” mantido pela Associação Comercial de São Paulo - www.impostometro.org.br, que estima em tempo real o quanto se paga de impostos no país. Embora o número seja elevadíssimo ainda é abstrato demais. Trilhões e bilhões de reais não significam nada na escala individual da vastíssima maioria dos cidadãos. Porém, ir ao supermercado, deixar lá R$ 50 e saber exatamente qual parte desses R$ 50 foi para o governo e qual parte foi para o dono do supermercado pode significar muito. Guardando notas fiscais, o cidadão poderia saber o quanto pagou de impostos num dado período e teria com o governo uma relação muito mais direta e significativa. Sabendo o quanto o governo custa para ele próprio, ele poderia inclusive formular suas opiniões políticas mais responsavelmente, sem supor que o governo é uma força mágica movida a “vontade política”.
Devemos nos conscientizar que, entre os direitos humanos, a liberdade econômica também é indispensável para a liberdade do indivíduo. Subjugação tributária é um ato contra o direito individual.
Aprendamos com a história: somente um povo que tenha também liberdade econômica é um povo livre!

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FINANÇAS EMPRESARIAIS - COMO MANTÊ-LAS SAUDÁVEIS

Para sermos realistas não existe uma receita para manter a saúde financeira de uma empresa em boas condições. Na realidade o que podemos, e devemos fazer, é adotar práticas de gestão, que comecem com um planejamento de médio e longo prazo, com objetivos e planos de ação, abrangendo toda a empresa e um orçamento realista e executável como ponto principal.
Não podemos nos esquecer de um sistema de apropriação de custos que é uma ferramenta importante para monitorar a saúde financeira. O acompanhamento desta área, através de indicadores específicos de cada negócio, deve orientar as ações, determinando que investimentos possam ser feitos, ou mesmo descontinuar algum produto ou serviço que apresentem baixa rentabilidade e/ou aceitação pelo mercado.
Apesar de tudo, alguns problemas sempre são encontrados nas empresas, principalmente naquelas que preferem não conviver com inovações e mudanças, já que se consideram eternamente bem-sucedidas e são adeptas do "aqui sempre foi assim!". Essas organizações quase sempre citam seu histórico de sucesso, fechando as possibilidades para novas idéias. È sabido, porém que o mercado está em constante mutação e a concorrência, se modernizando e se tornando, também, bem-sucedida e, na maior parte das vezes, de uma forma que a empresa ainda não vislumbrou.
Sempre há aqueles que dizem: “usamos a mesma abordagem há anos e, como ela funcionou no passado, dará certo agora”, ou “entendemos os nossos clientes e há anos sabemos o que eles querem”. Não podemos esquecer que, para nos perpetuarmos no mercado, é óbvio que temos que conhecer o nosso cliente, mas não podemos ficar sempre com a mesma receita de produção.
Outro problema para as empresas é a questão de não ter um foco definido para as ações de mercado. Em geral, as organizações não têm um norte para orientar as estratégias de venda. Um exemplo disso são os produtos que possuem baixas margens, que, muitas vezes, continuam sendo oferecidos apenas para privilegiar o faturamento em detrimento do resultado.
Além de todos esses problemas, temos que considerar também aqueles relacionados à visão de curto prazo – sempre se olha à posição diária do caixa e deixa-se de lado o resultado a médio e de longo prazo – e a pouca ou nenhuma atenção aos custos - ou seja, convive-se com as despesas sem analisá-las detidamente e, quando se resolve cortar custos, faz-se de forma indiscriminada, sem atingir os objetivos desejados. Como para tudo tem solução, não seria neste caso que não teria. No curto prazo, devem ser levantados os custos diretos e indiretos, além de exercer um controle mais efetivo sobre os mesmos; rever os principais processos internos e identificar os custos envolvidos em cada atividade; estabelecer metas e objetivos visando à redução dos mesmos; e envolver os colaboradores nesta tarefa. Também é um ponto importante analisar as vendas, quantificá-las por categoria de produto/serviço, rever as margens operacionais e reorientar os esforços nos itens mais rentáveis.
Para o médio prazo, a primeira providência a ser tomada é revisar as informações sobre o mercado, volumes de vendas, produtos/serviços, receitas, custos, concorrência, tendências, e partir para um planejamento que permita a melhor decisão sobre os rumos dos negócios.
O mais importante de tudo, em qualquer momento da empresa, é sempre estar próximo de seus clientes, ouvi-los e estabelecer uma estratégia para fidelização e conquista dos mesmos. Estas são as chaves para o pleno sucesso e perenidade da empresa.
Utiliza-as com sabedoria e bons negócios.

Sivaldo Dal-Ry

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