CONTROLAR ESTOQUES, UMA NECESSIDADE

Um dilema constante em relação aos estoques de qualquer empresa é o contraste entre o desejo da área de vendas e da produção que preferem estoques mais elevados para atender os clientes nas vendas e margem de segurança na produção e o financeiro, que para reduzir a necessidade de capital, prefere estoques reduzidos para não comprometer o fluxo de caixa ou a dependência de capital de terceiros – nas compras a prazo. A solução para esse dilema é a realização de planejamento considerando a sazonalidade nas vendas e um apurado controle de estoques. 

            O Controle de Estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos na empresa seja ela uma indústria, comércio ou prestadora de serviços. Deve ser elaborado para matéria prima, material de consumo, mercadorias produzidas e vendidas.

O objetivo do controle de estoque é também financeiro, pois a manutenção de estoques é cara e seu gerenciamento deve permitir que o capital investido seja o menor valor possível. Ao mesmo tempo, não é possível para uma empresa trabalhar sem estoque.
            Portanto, um bom controle passa primeiramente pelo planejamento. Quais produtos, material de consumo ou matérias-primas oferecem vantagens ao serem estocadas? Para saber a resposta é preciso levar em consideração uma série de fatores: prazo de entrega pelo fornecedor, limitação de quantidades, perecibilidade, giro,  sazonalidade, entre outros. Para ter essas informações é indispensável conhecer-se o histórico da empresa e efetuar a análise que irá determinar o que e quanto deverá permanecer em estoque, a periodicidade da reposição e o grau de prioridade de cada item. Também permitirá avaliar as necessidades físicas para a estocagem dos produtos.

Um modelo básico de controle de estoque deve considerar:

- Data de entrada, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria adquirida.

            - Data de saída, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada mercadoria vendida.

- Custo unitário ajustado pela média ponderada.

- Saldo físico e financeiro entre mercadorias adquiridas e vendidas

            Esse modelo, também chamado de ficha de controle de estoque, é o instrumento utilizado para acompanhar a movimentação de entrada e saída do estoque. Matérias-primas, materiais de consumo e mercadorias devem ser controladas, com registros detalhados sobre cada item.  Ao discriminar o tipo, por exemplo, é importante registrar o máximo possível de dados sobre cada item. Outro registro importante na ficha de controle de estoque é a “localização” do produto dentro do estoque.

            Existem hoje diversos programas e softwares de controle de estoque disponíveis no mercado. A escolha do programa mais adequado irá depender do seu tipo de negócio, tamanho de sua empresa, necessidades específicas e o grau de informatização do ambiente de sua empresa. Existem softwares adequados para todo tipo de operação – desde controles de estoque simples, instalados num computador no escritório da empresa, passando por sistemas básicos de controle de estoque através da venda no caixa, muito utilizado por pequenos comércios, até sistemas complexos e com alto grau de controle para grandes empresas comerciais e industriais.

            Bons softwares de gerenciamento da empresa contém módulos de controle de estoque que permitem esse acompanhamento, caso sua empresa não possua um programa de gerenciamento existem programas podem ser encontrados na web sendo que alguns não exigem registro, taxas e nem mesmo possuem um prazo de uso.   Claro que, esses programas totalmente gratuitos, oferecem recursos limitados, o que não quer dizer que não tenham qualidades. Podem ser úteis para pequenas empresas ou para quem quer experimentar um software antes de adotá-lo.

            Como parte fundamental da administração inteligente de uma empresa, o controle de estoque deve ser efetuado de acordo com os melhores princípios da boa gestão.

            Mãos à obra e bons negócios!

            Sivaldo Dal-Ry

Economista – Consultor de Empresas

43 9109-5345

Londrina – PR

A DIFÍCIL ARTE DE ADMINISTRAR AS FINANÇAS

            Administrar as finanças da empresa engloba uma grande quantidade de ações que, por serem complexas, nem sempre são adequadamente atendidas. Todas, sem discriminação, merecem muita atenção e exigem conhecimento de Informática, Matemática Financeira, Contabilidade, Administração, Economia, Relações Humanas, etc. O Gestor deve ter uma visão geral da empresa para que possa enxergar todos os setores, a interação entre eles, criar e acompanhar controles internos eficientes e eficazes para se antecipar aos futuros problemas. Deve evitar agir como um bombeiro, ou seja, resolvendo os problemas depois deles surgirem, deve, e sim, monitorar os controles, antecipando-se aos problemas para que os mesmos não surjam ou, quando surgirem, não se tornem tão complexos a ponto de não resolvê-los num curto espaço de tempo. As atividades mais importantes neste aspecto são Gestão de Tributos, a Formação do Preço de Venda, a Auditoria, o Controle das Contas a Pagar, o Controle das Contas a Receber, o Controle das Aplicações Financeiras – Investimentos, Estoques e Equipamentos, o Controle dos Saldos Bancários, a Administração do Fluxo de Caixa, a Análise e Acompanhamento das Demonstrações Financeiras, e tantas outras atividades não menos importantes do que as citadas.

O conhecimento sobre as legislações dos tributos que incidem sobre as operações da empresa é de fundamental importância e faz com que a GESTÃO DE TRIBUTOS seja uma constante preocupação do Gestor. É indispensável uma análise sobre qual a melhor forma de tributação para a empresa Lucro Real, Lucro Presumido ou ainda a opção pelo SIMPLES. Para as pequenas e médias empresas o bom relacionamento com seu contador é fator primordial neste aspecto.

Outro ponto é o cuidado para a FORMAÇÃO DO PREÇO DE VENDA dos produtos ou serviços. Saber precificar corretamente é transferir o custo efetivo do produto ou serviço, a carga tributária e as outras despesas variáveis, como comissões, frete entrega, etc., de forma que a margem de contribuição seja suficiente para cobrir os custos da estrutura da empresa e ainda gerar lucro. A política de descontos e promoções, também deve passar pela avaliação do Financeiro para que se saiba até quanto a empresa poderá chegar.

A realização de AUDITORIAS nos diversos setores que estão sob sua supervisão é indispensável para verificar se os setores estão observando as normas operacionais da empresa. Essas auditorias verificaram se os controles internos estão atualizados e adequadamente efetuados. É preciso determinar metas percentuais a serem atingidas pelos setores, tais como percentagens máximas de perdas nos estoques com programação de redução, limites de perdas com devedores duvidosos, prazos máximos nos atrasos das contas a receber, auditoria periódica na tesouraria, etc.

O setor de CONTAS A PAGAR merece total atenção, pois se trata de uma programação de pagamentos, os quais foram negociados com fornecedores, bancos e outros credores, e que devem ser honrados. Caso falte com o compromisso, a credibilidade da empresa ficará em comprometida. Outro detalhe muito importante é acompanhar o ciclo operacional da empresa, através do prazo médio de pagamentos a fornecedores e o prazo médio de recebimento que é concedido aos clientes nas vendas a prazo mais o giro do estoque.

O setor de CONTAS A RECEBER exige uma atenção especial porque as finanças da empresa são oxigenadas pelas vendas e estas se traduzem em vendas à vista e a prazo. Vivemos num mercado que busca cada vez mais competitividade. De um lado os concorrentes e de outro os clientes.  Na briga pelos clientes os concorrentes fazem de tudo para conquistá-los e a empresa deve estar preparada para entrar nesta briga com promoções, descontos, concessão de crédito, prazos elásticos, juros menores, brindes etc. Uma política bem administrada de expansão de crédito poderá alavancar o saldo das contas a receber, porém, quando realizada de forma amadora, afrouxando-se as rédeas da concessão nos créditos, poderá causar muito estrago nas finanças da empresa ocasionando, inclusive, a falência.

O controle das APLICAÇÕES FINANCEIRAS é outro item que deve ser muito bem administrado pelo Financeiro, objetivando auferir as melhores taxas do mercado em instituições financeiras saudáveis e sólidas. É preciso analisar também se, estas aplicações, caso colocadas internamente na empresa em estoques, equipamentos ou financiamento de clientes não trará melhores resultados que os obtidos nas instituições financeiras. É importante que a empresa tenha reservas, mas estas não podem comprometer o seu funcionamento normal.

O acompanhamento e atualização dos SALDOS BANCÁRIOS deverão ser diários através da conciliação bancária, onde serão cruzados os valores do registro financeiro com os valores do extrato bancário. Dessa forma o saldo estará sempre atualizado e o Financeiro saberá quais recursos poderá utilizar.

 A correta ADMINISTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA proporcionará um controle altamente eficiente para se administrar entradas e saídas de recursos. Este controle mostrará quando a empresa ficará com o saldo negativo e com isso, o Gestor poderá se antecipar e tomar as medidas cabíveis para que, naquela data, o saldo esteja positivo. Dentre as medidas pode-se destacar a venda de um imobilizado, injeção de capital próprio, prorrogação do prazo de pagamento de fornecedores, promoções que visem arrecadação de recursos ou empréstimos bancários. O fluxo de caixa deve ser projetado por dia ou para um, dois, três ou seis meses, dependendo da especificidade da movimentação da empresa. Quando projetado para um ano, chamamos de orçamento de caixa.

A ANÁLISE E ACOMPANHAMENTO DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS é uma tarefa fundamental do Gestor. Através desta análise que é feita em cima de índices de solvência, endividamento, rentabilidade e lucratividade, este profissional interpreta os resultados obtidos pela empresa e orienta as tomadas de decisões. Estas demonstrações indicam onde foi que esteve mal ou bem, onde deve melhorar, se o esforço que a empresa fez operacionalmente teve o retorno esperado, etc. Sem dúvida a análise das Demonstrações Financeiras dará uma visão ampla da saúde financeira do empreendimento podendo, inclusive, os resultados obtidos serem comparados aos resultados de mercado, servindo de parâmetro para as decisões futuras.

Em resumo, os desafios que o Gestor enfrenta no dia-dia para são muitos e requerem uma dedicação e disciplina profissional e uma visão geral da empresa, de maneira a enxergá-la no todo em cada momento.

Enfim, administrar as finanças de uma empresa é um tremendo desafio!

Prepare-se e boa gestão

Sivaldo Dal-Ry

Consultor Empresarial

4 3 9109-5345

Londrina -PR