Um
dilema constante em relação aos estoques de qualquer empresa é o contraste
entre o desejo da área de vendas e da produção que preferem estoques mais
elevados para atender os clientes nas vendas e margem de segurança na produção
e o financeiro, que para reduzir a necessidade de capital, prefere estoques
reduzidos para não comprometer o fluxo de caixa ou a dependência de capital de
terceiros – nas compras a prazo. A solução para esse dilema é a realização de
planejamento considerando a sazonalidade nas vendas e um apurado controle de
estoques.
O Controle
de Estoque é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e
gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos na empresa seja ela uma
indústria, comércio ou prestadora de serviços. Deve ser elaborado para matéria
prima, material de consumo, mercadorias produzidas e vendidas.
O
objetivo do controle de estoque é também financeiro, pois a manutenção de estoques é
cara e seu gerenciamento deve permitir que o capital investido seja o menor
valor possível. Ao mesmo tempo, não é possível para uma empresa trabalhar sem
estoque.
Portanto, um bom controle passa primeiramente pelo planejamento. Quais produtos, material de consumo ou matérias-primas oferecem vantagens ao serem estocadas? Para saber a resposta é preciso levar em consideração uma série de fatores: prazo de entrega pelo fornecedor, limitação de quantidades, perecibilidade, giro, sazonalidade, entre outros. Para ter essas informações é indispensável conhecer-se o histórico da empresa e efetuar a análise que irá determinar o que e quanto deverá permanecer em estoque, a periodicidade da reposição e o grau de prioridade de cada item. Também permitirá avaliar as necessidades físicas para a estocagem dos produtos.
Portanto, um bom controle passa primeiramente pelo planejamento. Quais produtos, material de consumo ou matérias-primas oferecem vantagens ao serem estocadas? Para saber a resposta é preciso levar em consideração uma série de fatores: prazo de entrega pelo fornecedor, limitação de quantidades, perecibilidade, giro, sazonalidade, entre outros. Para ter essas informações é indispensável conhecer-se o histórico da empresa e efetuar a análise que irá determinar o que e quanto deverá permanecer em estoque, a periodicidade da reposição e o grau de prioridade de cada item. Também permitirá avaliar as necessidades físicas para a estocagem dos produtos.
Um
modelo básico de controle de estoque deve considerar:
-
Data de entrada, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada
mercadoria adquirida.
-
Data de saída, tipo, quantidade, custo unitário e custo total de cada
mercadoria vendida.
-
Custo unitário ajustado pela média ponderada.
-
Saldo físico e financeiro entre mercadorias adquiridas e vendidas
Esse
modelo, também chamado de ficha de controle de estoque, é o instrumento
utilizado para acompanhar a movimentação de entrada e saída do estoque.
Matérias-primas, materiais de consumo e mercadorias devem ser controladas, com
registros detalhados sobre cada item. Ao
discriminar o tipo, por exemplo, é importante registrar o máximo possível de
dados sobre cada item. Outro registro importante na ficha de controle de
estoque é a “localização” do produto dentro do estoque.
Existem
hoje diversos programas e softwares de controle de estoque disponíveis no
mercado. A escolha do programa mais adequado irá depender do seu tipo de
negócio, tamanho de sua empresa, necessidades específicas e o grau de
informatização do ambiente de sua empresa. Existem softwares adequados para
todo tipo de operação – desde controles de estoque simples, instalados num
computador no escritório da empresa, passando por sistemas básicos de controle
de estoque através da venda no caixa, muito utilizado por pequenos comércios,
até sistemas complexos e com alto grau de controle para grandes empresas
comerciais e industriais.
Bons
softwares de gerenciamento da empresa contém módulos de controle de
estoque que permitem esse acompanhamento, caso sua empresa não possua um
programa de gerenciamento existem programas podem ser encontrados na web sendo
que alguns não exigem registro, taxas e nem mesmo possuem um prazo de uso. Claro que, esses programas totalmente
gratuitos, oferecem recursos limitados, o que não quer dizer que não tenham
qualidades. Podem ser úteis para pequenas empresas ou para quem quer
experimentar um software antes de adotá-lo.
Como parte fundamental da
administração inteligente de uma empresa, o controle de estoque deve ser efetuado
de acordo com os melhores princípios da boa gestão.
Mãos à obra e bons negócios!
Sivaldo Dal-Ry
Economista – Consultor de
Empresas
43 9109-5345
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